Conditions générales d’utilisation

1 / Informations générales et périmètre

1. UBIK met à disposition une plateforme (« plateforme Ubik ») via laquelle des entreprises ou organisations (« clients ») ont accès à des services de communication interne ou externe. Le prestataire permet à ses clients d’accéder à un espace d’administration via une url internet (https://www.ubik-app.com) ou d’autres domaines (« interface web »). Les clients peuvent depuis cet espace gérer leurs accès à la plateforme Ubik et ajouter du contenu privé ou public (« contenu client »). L’accès pour les utilisateurs au contenu client et aux fonctionnalités se fait via des applications web (« web app ») et/ou via des applications mobiles (« applications mobiles ») fournies par le prestataire pour utilisation sur smartphones et tablettes. Le détail du cadre des fonctionnalités de la plateforme Ubik, l’interface web, les applications mobiles est présenté dans le guide utilisateur.
2. Ces conditions d’utilisation s’appliquent exclusivement à tous les droits et obligations du prestataire et du client découlant d’un service payant octroyé par Ubik. Les termes et conditions générales de l’entreprise du client qui contredisent ou s’écartent des conditions d’utilisation et dispositions légales ne sont pas reconnues valides par le prestataire à moins que le prestataire les ait expressément acceptées et validées dans un document signé.
3. Un compte test (« compte test ») et un compte payant (« compte client ») sont disponibles. Ces comptes peuvent être créés sur demande par écrit ou par email. Il n’existe pas de droits d’admissibilité défini dans un (« accord utilisateur »)
4. Les accords utilisateurs sont conclus en langue française uniquement
5. En soumettant une déclaration dans le but de conclure un accord utilisateur avec le prestataire, les parties déclarantes garantissent qu’elle sont autorisées à conclure un accord utilisateur pour leur organisation nommée dans la déclaration et qu’elles soumettent cette déclaration en tant que ou pour un contractant.
6. Si un accord est conclus hors de l’interface web, l’accord écrit ou la déclaration électronique correspondante de l’organisation fournissant les données requises équivalent à une offre contraignante liant un compte utilisateur aux présentes conditions d’utilisation.
7. L’enregistrement via l’interface Web lors de la saisie des données requises qui nécessitent un consentement à ces termes de services, vaut pour accord tacite d’utiliser un Compte Test ou un Compte Client. Le prestataire accepte cet accord en permettant au Client d’accéder à l’interface Web pour la première fois via le Compte Test ou le Compte client. Le prestataire enverra la confirmation d’enregistrement par email au client dans les meilleurs délais.
8. Le prestataire conservera une sauvegarde du texte contractuel ou d’accord utilisateur. Au delà de cela, le prestataire ne garantit pas la disponibilité des termes de l’accord utilisateur pour une consultation depuis l’interface Web.
9. Le prestataire peut amender les Conditions d’utilisation et l’Accord Utilisateur à n’importe quel moment à condition que les amendements n’impactent pas la valeur ratio entre les services du Prestataire et la rémunération convenue au détriment du client. Un amendement de la rémunération convenue est admissible à l’expiration d’une année après le début du service selon la section 11.1 et à condition que ce soit nécéssaire pour être en adéquation avec le le prix du prestataire applicable pour un service identique. Le prestataire informera le client de tels amendements un mois avant la date d’effectivité proposée (une forme textuelle est suffisante, ex: un email de l’administrateur). Le client est présumé avoir donné son consentement s’il n’objecte pas aux amendements avant la date d’effectivité proposée sous une forme textuelle. Le prestataire notifiera le client du consentement présumé.

2 / Interface Web

1. Le prestataire garantit au client un accès à son compte via une interface Web. Depuis cette interface Web, le client peut gérer son accès à la plate-forme Ubik, configurer les extensions (plugins) et les différentes caractéristiques des applications Web et mobiles, inviter des utilisateurs sous une forme électronique pour accéder à la plate-forme Ubik, configurer les rôles selon la notion des rôles de Ubik. et créer, modifier ou supprimer du contenu client. Des fonctions additionnelles de l’interface Web telles que des adaptions du design corporate du client peuvent être convenues séparément entre le prestataire et le client.
2. Pour utiliser l’interface Web, le client a besoin de matériel et logiciel correspondant aux critères du prestataire ainsi qu’une connexion internet. Voir ubik-app.com/requirements pour une description des pré-requis techniques nécessaires au client pour utiliser l’interface Web. Le prestataire peut ajuster ceux-ci si cela s’avère nécéssaire pour s’adapter aux dernières technologies. Le prestataire informera le client de tels ajustements.
3. Le prestataire permettra à une personne autorisée chez le client (« Admin client »)  de gérer toutes les fonctionnalités de l’interface Web, incluant la configuration de l’interface Web, l’ajout et l’édition de contenu client et la soumission des déclarations d’intention pour le client. L’admin client est autorisé à nommer d’autres administrateurs via l’interface Web en fournissant les détails nécessaires et ces personnes sont autorisées à utiliser  de l’interface Web de façon restreinte (« Admin utilisateur ») et à accorder ou supprimer des droits d’accès selon le concept des rôles de Ubik.
4. A moins que des procédures d’authentification alternatives soient convenues séparément (telle que le Single Sign-On), l’accès à l’interface Web se fait via un identifiant utilisateur et un mot de passe. En accédant à l’interface Web pour la première fois, l’Admin Client choisira son propre mot de passe. Depuis l’interface Web, l’admin peut configurer d’autre administrateurs qui choisiront leurs mots de passe à leur première connexion.
5. Le client garantit au prestataire que tous les autres Admin utilisateurs sont autorisés à utiliser l’interface Web dans le contexte des droits d’accès accordés et habilités à représenter le client légalement à cet égard.

3 / Applications mobile et Applications Web

1. Le prestataire a pour objectif de fournir des applications mobiles pour les dispositifs communs pendant la durée du contrat d’utilisation.
2. L’utilisation des applications mobiles par les utilisateurs nécessitent un appareil et un logiciel adaptés répondant aux exigences des systèmes d’exploitation adéquats, l’utilisation des applications Web nécessitent du matériel et logiciels appropriés. Une connexion internet est aussi requise. Se référer à ubik-app.com/requirements pour une liste des appareils compatibles et une description des pré-requis techniques pour que les appareils soient en mesure d’utiliser les applications mobiles, et les pré-requis techniques adéquats pour l’utilisation des applications Web. Le prestataire peut ajuster ceux-ci si cela s’avère nécéssaire pour s’adapter aux dernières technologies. Le prestataire informera le client de tels ajustements.
3. Tous les utilisateurs enregistrés peuvent accéder aux contenus client via les applications mobiles et les applications Web et produire des contenus eux-mêmes dans le périmètre permis par la plateforme Ubik. Des fonctions additionnelles des applications mobiles et des applications Web telles que des adaptions du design corporate du client peuvent être convenues séparément entre le prestataire et le client. A moins que des procédures d’authentification alternatives soient convenues séparément (telle que le Single Sign-On), l’accès aux applications mobile et aux applications Web se fait via un identifiant utilisateur et un mot de passe. En accédant à l’interface Web pour la première fois, l’Utilisateur choisira son propre mot de passe.
4. Le prestataire fournira les applications mobiles via les app stores correspondants (« App Stores »). Le prestataire et le client peuvent s’accorder sur d’autres modalités différentes ou additionnelles de prestation, particulièrement la transmission d’un fichier directement au client. La fourniture des applications mobiles dans le code source n’est pas une obligation.
5. Le prestataire est responsable de la maintenance et des mises à jour des applications mobiles. Le prestataire réalise la maintenance et la mise à jour des services seulement pour les versions les plus récentes des applications mobiles fournies. Le prestataire est autorisé à cesser la maintenance et les mises à jour des services pour les versions antérieures à la plus récente version du système d’exploitation de l’appareil. Le prestataire est simplement dans l’obligation d’assurer la compatibilité entre les applications mobiles et la dernière version du système d’exploitation de l’appareil ainsi que la version la précédant.
6. Le client veille à ce que les mises à jour fournies par le prestataire pour les applications mobiles de tous les utilisateurs enregistrés soient installées dans les meilleurs délais. Dans le cas ou le prestataire transfère les applications mobiles au client via un fichier, le client veille à l’installation des mises à jours dans un délai d’une semaine, ou de vingt-quatre heures (24h) depuis la réception de la notification si le prestataire informe le client qu’il s’agit d’une mise à jour critique nécéssaire à la sécurité ou aux fonctions essentielles de l’application mobile. Le client nommera une personne à contacter qui sera informée par le prestataire des mises à jour urgentes.

4 / Obligations de Ubik

1. Le prestataire assure au client et ses utilisateurs l’utilisation de la plate-forme Ubik dans le périmètre fonctionnel convenu au niveau de la sortie du routeur du centre de données hébergeant le serveur avec le logiciel adéquat (« Point de livraison »). Le prestataire n’a pas l’obligation d’établir ou de maintenir une connexion de données entre les systèmes informatiques du client ou de l’utilisateur et le point de livraison.
2. Le prestataire assure la mise à disposition de l’infrastructure technique pour alimenter la plateforme Ubik et la configuration des serveurs ainsi que leur accessibilité via Internet. Le prestataire procède régulièrement à des travaux de maintenance. Le prestataire effectue des sauvegardes journalières pour exploiter et/ou maintenir la plateforme Ubik.
3. Le prestataire peut faire appel à des tierces parties pour assurer tous les services contractuels et/ou avoir une tierce partie fournir l’ensemble des services ou une partie. 
4. La disponibilité de la plateforme Ubik au niveau de point de livraison est de quatre-vingt dix-neuf virgule neuf pour cent (99,9%) par mois civil (« Disponibilité »)
5. Le prestataire est habilité à annuler or restreindre temporairement la mise à disposition de la plateforme Ubik pour effectuer des opérations de maintenance ou de mises à jour (« Maintenance programmée »). Le prestataire essaiera d’en informer au préalable le client dans un préavis de maintenance programmée via l’interface Web ou par email. Sou réserve de faisabilité, les travaux de maintenance et de mises à jour seront effectués par le prestataire dans des tranches horaires d’activité restreinte. Le droit du prestataire de prendre toutes les mesures appropriées à n’importe quel moment afin de se protéger de risques spécifiques liés à la sécurité et l’intégrité des systèmes.
6. Le prestataire signale au client que des restrictions ou des perturbations de Ubik peuvent subvenir en dehors du champs d’intervention du prestataire. Celles-ci incluent en particulier des opérations de personnes n’intervenant pas pour le compte du prestataire, des conditions techniques relatives à internet non maîtrisables par le prestataire, et en cas de force majeure. Le matériel, logiciel et l’infrastructure technique utilisée par le client peut aussi impacter les services contractuels du prestataire.
7. Le client reconnait qu’étant donné l’état actuel de la technologie, il est impossible de développer des produits logiciels complexes exempts de tous défauts. Dés lors, le prestataire ne garantit pas l’absence totale de défauts sur la plateforme Ubik, l’interface Web, les applications Web et les applications mobiles, mais seulement l’absence de défauts qui en restreindrait considérablement l’usage.
8. A l’exception de spécifications ou fonctions particulières convenues séparément entre le prestataire et le client, le client n’a pas de droits d’habilitation à des fonctions particulières de Ubik. Le prestataire est habilité à enrichir ou améliorer la plateforme Ubik, l’interface Web, les applications Web et les applications mobiles, en particulier pour les adapter aux avancées technologiques et d’amender les règles statutaires. Cela inclut l’élargissement, la restriction ou l’amendement de fonctions individuelles. En particulier, le client reconnait que le prestataire est tenu de pendre en compte les conditions d’utilisation des App Store correspondants lors de l’amélioration des applications mobiles. Le prestataire est de fait en aucun cas tenu, en particulier lorsqu’il n’y a eu pas d’accord séparé entre le prestataire et le client, de maintenir ou d’implémenter des fonctionnalités des applications mobiles si celles-ci entraient en conflit avec les conditions d’utilisation des App Stores. Le prestataire informera le client des amendements majeurs envisagés sur la plate-forme Ubik avec une période de préavis adéquate.
9. Le prestataire est habilité à n’importe quel moment, et à sa discrétion, de rendre l’accès du client aux nouvelles fonctionnalités ou modules tributaires de la conclusion d’un accord séparé et le paiement d’une rémunération supplémentaire.

5 / Support et autres services

1. Le prestataire assure des services de support pour les administrateurs. Un cas de support existe lorsque Ubik ne remplit pas les fonctions convenues.
2. Le client est tenu de décrire les dysfonctionnements, défaillances, perturbations, et dégradations de Ubik au prestataire dans les meilleurs délais et aussi précisément que possible. Le signalement verbal est permis si le client fait suivre un rapport sous forme écrite (un email est suffisant) dans un maximum de deux (2) jours ouvrés. Si le client échoue à produire un rapport en temps opportun, les réclamations du client basées sur ce délai seront exclues. 
3. Le prestataire effectue les services de support pendant les heures ouvrables normales au siège (09:30 du matin à 18:30 de l’après-midi du Lundi ou Vendredi, hors jours fériés, au siège de Ubik à Castelnau-le-Lez, France)
4. Le prestataire et le client peuvent conclure un accord séparé pour la provision de support supplémentaire, de service, de maintenance et mises à jour de services telles que du support Premium, tutoriaux, formation ou ateliers de conseil.

6 / Propriété intellectuelle et droits d’utilisation

1. Le prestataire accorde au client durant le terme de l’accord utilisateur, le droit non exclusif, non transférable et ne pouvant donner lieu à l’octroi d’une sous-licence d’utiliser la plateforme Ubik selon ces conditions d’utilisations exclusivement dans l’objectif d’une communication interne et externe liée au prestataire, via les applications mobile et applications Web dans le périmètre défini par la plateforme Ubik, de donner accès aux contenus privés de la plateforme Ubik et d’ajouter leurs propres contenus aux utilisateurs enregistrés dans la limite du nombre maximum d’utilisateurs spécifié entre le prestataire et le client.
2. Le client n’acquiert aucun droit sur la plateforme Ubik et le logiciel sous-jacent à l’interface Web ou à tout autre contenu ou reproduction du logiciel et contenu.
3. Dans le cas ou le prestataire fournit les application mobiles via les App Stores, le prestataire accordera le droit aux utilisateurs téléchargeant les applications, les droits non exclusifs, non transférables et ne pouvant donner lieu à l’octroi d’une sous-licence d’utiliser ces applications mobiles sur les appareils correspondants, selon les conditions d’utilisations correspondantes aux App Stores.